FOIA

जॉर्डन चैपमैन
600 ईस्ट मेन स्ट्रीट, सुइट 2102
रिचमंड, VA 23219
804-241-0301
फ़ैक्स: 804-225-3752
jordan.chapman@drpt.virginia.gov

आप DRPT से रिकॉर्ड मांगने के संबंध में भी उनसे संपर्क कर सकते हैं। इसके अतिरिक्त, सूचना की स्वतंत्रता सलाहकार परिषद FOIA के बारे में आपके किसी भी प्रश्न का उत्तर देने के लिए उपलब्ध है। काउंसिल से foiacouncil@leg.state.va.us पर ईमेल से संपर्क किया जा सकता है या 804-698-1810 या 1-866-448-4100 पर फ़ोन से संपर्क किया जा सकता है। वर्जीनिया फ़्रीडम ऑफ़ इंफॉर्मेशन एडवाइज़री काउंसिल द्वारा होस्ट किया गया ऑनलाइन सार्वजनिक टिप्पणी फ़ॉर्म http://foiacouncil.dls.virginia.gov/sample%20letters/welcome.htm पर पाया जा सकता है।

अधिकार और ज़िम्मेदारियाँ:

• वर्जिनिया सूचना की स्वतंत्रता अधिनियम के तहत अनुरोध करने वालों के अधिकार और वर्जीनिया रेल और सार्वजनिक परिवहन विभाग की जिम्मेदारियां। वर्जीनिया सूचना की स्वतंत्रता अधिनियम (FOIA), § 2.2-3700 एट में स्थित है। वर्जीनिया कोड का एक हिस्सा, कॉमनवेल्थ के नागरिकों और मीडिया के प्रतिनिधियों को सार्वजनिक निकायों, सार्वजनिक अधिकारियों और सार्वजनिक कर्मचारियों के सार्वजनिक रिकॉर्ड तक पहुँच की गारंटी देता है।
• सार्वजनिक रिकॉर्ड कोई भी लेखन या रिकॉर्डिंग होता है — चाहे वह कागजी रिकॉर्ड हो, इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइल हो, ऑडियो या वीडियो रिकॉर्डिंग हो, या कोई अन्य फ़ॉर्मेट हो - जिसे सार्वजनिक व्यवसाय के लेनदेन में किसी सार्वजनिक निकाय या उसके अधिकारियों, कर्मचारियों या एजेंट के पास तैयार किया गया हो या उसके स्वामित्व में हो। यह माना जाता है कि सभी सार्वजनिक रिकॉर्ड खुले हैं और उन्हें तभी रोका जा सकता है, जब कोई खास, वैधानिक छूट लागू हो। DRPT राष्ट्रमंडल में संचालित कुछ रेल और पारगमन परियोजनाओं और कार्यक्रमों से संबंधित सार्वजनिक रिकॉर्ड रखता है।
• जानकारी की स्वतंत्रता अधिनियम (FOIA) की नीति कहती है कि जानकारी की स्वतंत्रता अधिनियम (FOIA) का उद्देश्य सभी व्यक्तियों में सरकारी गतिविधियों के प्रति जागरूकता बढ़ाना है। इस नीति को आगे बढ़ाने के लिए, जानकारी की स्वतंत्रता अधिनियम (FOIA) यह आवश्यक बनाता है कि कानून की व्याख्या उदारतापूर्वक की जाए, ताकि पहुँच का समर्थन हो, और सार्वजनिक रिकॉर्ड को रोकने की अनुमति देने वाली किसी भी छूट की व्याख्या संकीर्ण रूप से की जानी चाहिए।

आपके FOIA अधिकार:

• आपके पास DRPT के पास मौजूद सार्वजनिक अभिलेखों का निरीक्षण करने या उनकी प्रतियां प्राप्त करने, या दोनों का अनुरोध करने का अधिकार है।
• आपको यह अनुरोध करने का अधिकार है कि अनुरोध किए गए रिकॉर्ड के लिए किसी भी शुल्क का पहले से अनुमान लगाया जाए।
• अगर आपको विश्वास है कि आपके जानकारी की स्वतंत्रता अधिनियम (FOIA) संबंधी अधिकारों का उल्लंघन हुआ है, तो आप जानकारी की स्वतंत्रता अधिनियम (FOIA) के अनुपालन को सुनिश्चित करने के लिए ज़िला या सर्किट न्यायालय में याचिका दायर कर सकते हैं।

DRPT से रिकार्ड हेतु अनुरोध करना:

• आप यूएस मेल, फैक्स, ईमेल, व्यक्तिगत रूप से या फोन पर रिकॉर्ड का अनुरोध कर सकते हैं। FOIA के लिए यह ज़रूरी नहीं है कि आपका अनुरोध लिखित रूप में हो, न ही आपको ख़ास तौर पर यह बताने की ज़रूरत है कि आप FOIA के तहत रिकॉर्ड का अनुरोध कर रहे हैं।
• व्यावहारिक नज़रिये से, आपके अनुरोध को लिखित रूप में देना आपके और अनुरोध प्राप्त करने वाले व्यक्ति, दोनों के लिए मददगार हो सकता है। इससे आप अपने अनुरोध का रिकॉर्ड बना सकते हैं। इससे हमें यह भी पता चल जाता है कि आप किन रिकॉर्ड का अनुरोध कर रहे हैं, ताकि मौखिक अनुरोध को लेकर कोई ग़लतफ़हमी न हो। हालाँकि, यदि आप इसे लिखित रूप में नहीं देना चाहते हैं तो हम आपके FOIA अनुरोध का जवाब देने से इनकार नहीं कर सकते।
• आपके अनुरोध में उन रिकॉर्ड की पहचान होनी चाहिए जिन्हें आप "उचित विशिष्टता" के साथ मांग रहे हैं। यह एक सामान्य समझ का मानक है। यह आपके द्वारा अनुरोधित रिकॉर्ड की मात्रा या संख्या को संदर्भित नहीं करता है या उन्हें सीमित नहीं करता है; बल्कि, यह ज़रूरी है कि आप पर्याप्त रूप से विशिष्ट हों ताकि हम उन रिकॉर्ड को पहचान और ढूंढ सकें जिन्हें आप खोज रहे हैं।
• आपके अनुरोध को मौजूदा रिकॉर्ड या दस्तावेज़ों के लिए पूछना चाहिए। FOIA आपको रिकॉर्ड देखने या कॉपी करने का अधिकार देता है; यह ऐसी स्थिति पर लागू नहीं होता है जहाँ आप एजेंसी के काम के बारे में सामान्य सवाल पूछ रहे हैं, और न ही ऐसा रिकॉर्ड बनाने के लिए DRPT की ज़रूरत होती है जो मौजूद नहीं है।
• आप DRPT द्वारा व्यवसाय के नियमित क्रम में उपयोग किए जाने वाले किसी भी प्रारूप में इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड प्राप्त करना चुन सकते हैं। उदाहरण के लिए, अगर आप किसी Excel डेटाबेस में बनाए गए रिकॉर्ड का अनुरोध कर रहे हैं, तो आप उन रिकॉर्ड्स को इलेक्ट्रॉनिक रूप से, ईमेल के जरिए या कंप्यूटर डिस्क पर प्राप्त करने का विकल्प चुन सकते हैं, या उन रिकॉर्ड की एक प्रिंटेड कॉपी प्राप्त कर सकते हैं।
• हम आपको लिखित रूप में सूचित करते हैं कि अनुरोध किए गए रिकॉर्ड नहीं मिले या मौजूद नहीं हैं (हमारे पास आपके मनचाहे रिकॉर्ड नहीं हैं)। हालांकि, अगर हमें पता है कि किसी अन्य सार्वजनिक निकाय के पास अनुरोध किए गए रिकॉर्ड हैं, तो आपको जवाब देने के लिए हमें दूसरे सार्वजनिक निकाय की संपर्क जानकारी शामिल करनी होगी।
• यदि आपके अनुरोध के बारे में हमारे पास कोई प्रश्न हों, तो कृपया आप जिस प्रकार के अभिलेख चाहते हैं, उसे स्पष्ट करने के लिए DRPT स्टाफ के प्रयासों में सहयोग करें, या किसी बड़े अनुरोध के प्रत्युत्तर के बारे में उचित सहमति पर पहुंचने का प्रयास करें। FOIA अनुरोध करना कोई विरोधात्मक प्रक्रिया नहीं है, लेकिन हमें आपके अनुरोध पर आपसे चर्चा करने की आवश्यकता हो सकती है, ताकि हम यह समझ सकें कि आप क्या रिकॉर्ड मांग रहे हैं।

आपके अनुरोध का जवाब देने में DRPTकी जिम्मेदारियां:

• DRPT को आपके अनुरोध का जवाब मिलने के पाँच कार्य दिवसों के भीतर देना होगा। "पहला दिन" आपका अनुरोध प्राप्त होने के अगले दिन माना जाता है। पांच दिन की अवधि में सप्ताहांत या छुट्टियां शामिल नहीं हैं।
• DRPT से सार्वजनिक रिकॉर्ड के लिए आपके अनुरोध का कारण अप्रासंगिक है, और आपके अनुरोध का जवाब देने से पहले हम आपसे यह नहीं पूछ सकते कि आपको रिकॉर्ड क्यों चाहिए। हालांकि, FOIA, DRPT को आपसे नाम और कानूनी पता देने के लिए कहता है।
• FOIA के अनुसार DRPT को पांच दिन की समयावधि के भीतर आपके अनुरोध पर निम्नलिखित में से कोई एक प्रतिक्रिया देनी होगी:

1. 1. हम आपको वे रिकॉर्ड पूरी तरह से उपलब्ध कराते हैं, जिनका आपने अनुरोध किया है।
   2. आपके द्वारा अनुरोध किए गए सभी रिकॉर्ड हमारे पास मौजूद हैं, क्योंकि सभी रिकॉर्ड एक खास वैधानिक छूट के अधीन हैं। अगर सभी रिकॉर्ड रोके जा रहे हैं, तो हमें आपको लिखित रूप में जवाब भेजना होगा। उस लेखन से रिकॉर्ड के वॉल्यूम और विषय वस्तु की पहचान करनी चाहिए और वर्जीनिया कोड का वह खास सेक्शन बताना चाहिए जिससे हम रिकॉर्ड वापस ले सकते हैं।
   3. हम आपके द्वारा अनुरोधित कुछ रिकॉर्ड प्रदान करते हैं, लेकिन अन्य रिकॉर्ड रोक कर रखते हैं। अगर केवल इसके एक हिस्से पर छूट लागू होती है, तो हम पूरे रिकॉर्ड को रोक नहीं सकते। ऐसी स्थिति में, हम रिकॉर्ड के उस हिस्से को संपादित कर सकते हैं जिसे रोका जा सकता है, और आपको बाकी रिकॉर्ड प्रदान करना होगा। हमें आपको Virginia कोड के विशिष्ट अनुभाग का उल्लेख करते हुए एक लिखित उत्तर प्रदान करना होगा, जो अनुरोधित रिकॉर्ड के कुछ हिस्सों को रोकने की अनुमति देता है।
   4. यदि DRPT के लिए पांच दिन की अवधि के भीतर आपके अनुरोध का जवाब देना व्यावहारिक रूप से असंभव है, तो हमें लिखित रूप में यह बताना होगा, तथा उन शर्तों को स्पष्ट करना होगा जो प्रतिक्रिया को असंभव बनाती हैं। इससे हमें आपके अनुरोध का जवाब देने के लिए सात और कार्यदिवस मिलेंगे, जिससे हमें आपके अनुरोध का जवाब देने के लिए कुल 12 कार्यदिवस मिलेंगे।

• अगर आप बहुत बड़ी संख्या में रिकॉर्ड के लिए अनुरोध करते हैं और हमें लगता है कि हम अपनी अन्य संगठनात्मक ज़िम्मेदारियों में बाधा डाले बिना आपको 12 दिनों के अंदर रिकॉर्ड उपलब्ध नहीं करा सकते हैं, तो हम आपके अनुरोध का जवाब देने के लिए अतिरिक्त समय के लिए कोर्ट में याचिका लगा सकते हैं। हालांकि, FOIA के अनुसार, हमें अदालत में जाकर अधिक समय मांगने से पहले उत्पादन या रिकॉर्ड के संबंध में आपके साथ समझौते पर पहुंचने के लिए उचित प्रयास करना होगा।

वर्जीनिया कोड की मदद से कोई भी सार्वजनिक निकाय, सार्वजनिक जानकारी से जुड़े कुछ रिकॉर्ड वापस ले सकता है। DRPT सामान्यतः निम्नलिखित छूटों के अधीन रिकॉर्ड रोक लेता है:

• कार्मिक रिकॉर्ड (§ 2। 2-3705। 1 (वर्जीनिया कोड का 1)
• रिकॉर्ड्स अटॉर्नी क्लाइंट के विशेषाधिकार (§ 2) के अधीन हैं। 2-3705। 1 (2)) या अटॉर्नी वर्क प्रॉडक्ट (§ 2)। 2-3705। 1 (3))
• वेंडर की मालिकाना जानकारी (§ 2। 2-3705। 1 (6))
• कॉन्ट्रैक्ट दिए जाने से पहले, बातचीत और कॉन्ट्रैक्ट दिए जाने से संबंधित रिकॉर्ड (§ 2। 2-3705। 1 (12))

FOIA अनुरोध से जुड़ी लागतें

एक सार्वजनिक निकाय अनुरोध किए गए रिकॉर्ड को ऐक्सेस करने, डुप्लीकेट करने, सप्लाई करने या खोजने में होने वाली अपनी वास्तविक लागत से ज़्यादा होने पर उचित शुल्क ले सकता है और अनुरोधित रिकॉर्ड को न्यूनतम संभव लागत पर सप्लाई करने के लिए सभी उचित प्रयास करेगा। कोई भी सार्वजनिक निकाय रिकॉर्ड बनाने या उसे बनाए रखने या सार्वजनिक निकाय के सामान्य कारोबार से जुड़े सामान्य खर्चों की भरपाई करने के लिए कोई बाहरी, मध्यस्थ, या अतिरिक्त शुल्क या खर्च नहीं लगाएगा। किसी सार्वजनिक निकाय द्वारा लिया जाने वाला कोई भी डुप्लीकेटिंग शुल्क, डुप्लीकेशन की वास्तविक लागत से अधिक नहीं होगा। रिकॉर्ड खोजने से पहले, सार्वजनिक निकाय अनुरोधकर्ता को लिखित रूप में सूचित करेगा कि सार्वजनिक निकाय अनुरोध किए गए रिकॉर्ड को ऐक्सेस करने, डुप्लीकेट करने, सप्लाई करने या खोजने में होने वाली वास्तविक लागत से अधिक न होने के लिए उचित शुल्क ले सकता है और अनुरोधकर्ता से पूछताछ कर सकता है कि क्या वह § 2 के उपखंड F में दिए गए अनुरोधित रिकॉर्ड की आपूर्ति के लिए पहले से लागत अनुमान का अनुरोध करना चाहता है। वर्जीनिया कोड का 2-3704 ।

FOIA अनुरोधों का उत्तर बिना किसी शुल्क के दिया जाना चाहिए, जब अनुरोध सार्वजनिक हित में हो तथा इसमें न्यूनतम और/या उचित मात्रा में कर्मचारी समय तथा फोटोकॉपी व्यय की आवश्यकता हो। 

आपको DRPT से मांगे गए रिकार्ड के लिए भुगतान करना पड़ सकता है। FOIA हमें FOIA अनुरोधों पर प्रतिक्रिया देने की वास्तविक लागत के लिए शुल्क लेने की अनुमति देता है। 

यदि हमारा अनुमान है कि आपके अनुरोध का जवाब देने में $200 से अधिक का खर्च आएगा, तो हमें आपके अनुरोध के साथ आगे बढ़ने से पहले, आपको जमा राशि का भुगतान करने की आवश्यकता हो सकती है, अनुमान की राशि से अधिक नहीं। आपके अनुरोध का जवाब देने के लिए हमें जिन पांच दिनों में हैं, उनमें वह समय शामिल नहीं है जब हम जमा राशि मांगते हैं और जब आप जवाब देते हैं। 

DRPT निम्नलिखित दिशानिर्देशों के अनुसार शुल्क का आकलन करता है: 

• यदि FOIA अनुरोध के लिए लगभग दो घंटे या उससे अधिक स्टाफ समय की आवश्यकता होती है, तो निर्धारित शुल्क, अभिलेखों की खोज, पुनः प्राप्ति और संपादन की वास्तविक लागत पर आधारित होगा। रिकॉर्ड ढूंढने, फिर से पाने या बदलने का शुल्क, अनुरोध का जवाब देने में सक्षम सबसे कम वेतन पाने वाले कर्मचारी के यथानुपात प्रति घंटा वेतन या हर घंटे के वेतन से अधिक नहीं होगा।
  • किसी कर्मचारी का यथानुपात प्रति घंटा वेतन उस कर्मचारी के वेतन को 1,950 घंटे (या अगर पार्ट टाइम होता है तो उससे कम) से विभाजित करके और उस आंकड़े को अनुरोधित रिकॉर्ड खोजने, पुनर्प्राप्त करने और संपादित करने के लिए आवश्यक घंटों की संख्या से गुणा करके निर्धारित किया जाता है।
  • उदाहरण: अगर रिकॉर्ड उपलब्ध कराने के लिए $50,000 के वार्षिक वेतन वाले कर्मचारी को अनुरोधित रिकॉर्ड खोजने, उन्हें वापस लाने और उनमें बदलाव करने के लिए चार घंटे की आवश्यकता होती है, तो संबंधित शुल्क $102 होगा। 56 (50,000। 00/1,950 X 4), साथ ही फ़ोटोकॉपी करने, पोस्टेज, फ़ैक्स और/या इलेक्ट्रॉनिक स्टोरेज डिवाइस का कोई भी खर्च।
•  यदि FOIA अनुरोध में सामने और पीछे मुद्रित 100 या अधिक पृष्ठों की प्रतिलिपि बनाने की आवश्यकता होती है, तो शुल्क की गणना 100 से अधिक प्रत्येक पृष्ठ के लिए 10 सेंट प्रति पृष्ठ की दर से की जाएगी।
• यदि FOIA अनुरोध के लिए डाक, फैक्स या इलेक्ट्रॉनिक डाटा स्टोरेज डिवाइस (जैसे, थंब ड्राइव) की आवश्यकता होती है, तो शुल्क प्रक्रिया या डिवाइस से जुड़ी वास्तविक लागत होगी।
• फ़ोटोकॉपी करने, कर्मचारियों और प्रशासनिक समय, और डाक, फ़ैक्स या इलेक्ट्रॉनिक स्टोरेज डिवाइस के शुल्क का अलग-अलग मूल्यांकन किया जाता है और यह संचयी होगा।
• यह निर्धारित करने में कि क्या कोई शुल्क अपेक्षित है तथा आवश्यक राशि की गणना करने में, एक ही व्यक्ति या संगठन से प्राप्त एक या अधिक संबंधित FOIA अनुरोधों को एक ही अनुरोध के रूप में माना जाएगा।
• आम तौर पर रिकॉर्ड को समीक्षा के लिए ऐक्सेस करने के लिए शुल्क नहीं लगाए जाएंगे, जब तक कि यह निर्धारित न किया जाए कि अनुरोधकर्ता के साथ दस्तावेज़ों की समीक्षा करने के लिए जानकार स्टाफ़ को काफ़ी समय चाहिए।
• FOIA अनुरोध करने वाले किसी भी व्यक्ति को सूचित किया जाएगा कि DRPT उचित शुल्क लगा सकता है जो अनुरोध पर प्रतिक्रिया देने में होने वाली वास्तविक लागत से अधिक नहीं होगा और अनुरोधकर्ता से पूछा जाएगा कि क्या वे लागत अनुमान का अनुरोध करना चाहेंगे। अनुरोध किए जाने पर DRPT लागत अनुमान उपलब्ध कराएगा।
• आप अनुरोध कर सकते हैं कि आपके द्वारा अनुरोध किए गए रिकॉर्ड की सप्लाई करने के शुल्क का हम पहले से अनुमान लगा लें। इससे आपको किसी भी लागत के बारे में पहले ही पता चल जाएगा या अनुमानित लागत कम करने के लिए आपको अपने अनुरोध में बदलाव करने का मौका मिलेगा।  इससे पहले कि DRPT किसी FOIA अनुरोध का जवाब दे, जिसके लिए आपने लागत अनुमान का अनुरोध किया है, आपको DRPT को एक प्रतिक्रिया देनी होगी जो पुष्टि करती है कि आप अनुरोध को संसाधित करने के लिए DRPT भुगतान करने के लिए तैयार हैं। DRPTकी प्रतिक्रिया देने की समय-सीमा, अनुमानित लागत का भुगतान करने के लिए आपके द्वारा सहमत होने में लगने वाले समय तक के लिए बढ़ा दी जाती है। अगर अनुमानित लागत वास्तविक लागतों से ज़्यादा है, तो आपसे सिर्फ़ वास्तविक लागतों के लिए शुल्क लिया जाएगा।
• यदि आपको पिछले FOIA अनुरोध के तहत हमें पैसे देने हैं, जिसका भुगतान 30 दिनों से अधिक समय से नहीं किया गया है, तो DRPT को आपके नए FOIA अनुरोध पर प्रतिक्रिया देने से पहले पिछले देय बिल का भुगतान करने की आवश्यकता हो सकती है।
• FOIA अनुरोधों के लिए भुगतान वर्जीनिया रेल और सार्वजनिक परिवहन विभाग को देय होना चाहिए। FOIA अनुरोध से संबंधित चेक और मनीऑर्डर को DRPT के प्रशासनिक प्रभाग को भेजा जाना चाहिए और उनमें भुगतान से संबंधित FOIA अनुरोध का संदर्भ दिया जाना चाहिए। भुगतान उस विभाग या कार्यालय में जमा कर दिया जाएगा जिसने FOIA अनुरोध का जवाब देने के लिए जानकारी प्रदान की थी।
• विदेश मामलों के प्रमुख और रणनीतिक पहलों के विवेक पर शुल्क माफ किए जा सकते हैं या लगाए जा सकते हैं।